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Die Herausforderung
Schneider Metallbau verbrachte durchschnittlich 4-6 Stunden pro Angebot mit manueller Kalkulation, Dokumentenerstellung und Formatierung. Die Angebote waren oft inkonsistent formatiert, und wichtige Details wurden manchmal vergessen. Dies führte zu verlorenen Aufträgen und frustrierten Kunden, die auf Angebote warten mussten.
Unsere Lösung
Wir integrierten Microsoft Copilot in die bestehenden Office-Anwendungen und entwickelten automatisierte Workflows für die Angebotserstellung. Copilot unterstützt bei der Texterstellung, Formatierung und Qualitätskontrolle. Zusätzlich wurden Vorlagen und Checklisten erstellt, um Konsistenz zu gewährleisten. Power Automate wurde für wiederkehrende Aufgaben wie E-Mail-Versand und Dokumentenarchivierung eingesetzt.
Umsetzung
Phase 1: Prozessanalyse
1 WocheDetaillierte Analyse des Angebotserstellungsprozesses, Identifikation von Engpässen und Optimierungspotenzialen
Phase 2: Copilot-Integration
2 WochenEinrichtung von Microsoft Copilot, Anpassung an firmenspezifische Anforderungen und Erstellung von Prompts
Phase 3: Workflow-Automatisierung
3 WochenEntwicklung automatisierter Workflows mit Power Automate für Dokumentenerstellung und -versand
Phase 4: Training & Optimierung
4 WochenIntensive Mitarbeiter-Schulungen und kontinuierliche Optimierung basierend auf Feedback
Messbare Ergebnisse
Angebotserstellung dauert jetzt nur noch 2-3 Stunden statt 4-6 Stunden
Kapazität für mehr Angebote führt zu höherer Auftragschance
Weniger Fehler und vergessene Details durch automatisierte Checklisten
Schnellere Reaktionszeiten und professionellere Angebote
Eingesetzte Technologien
"Die KI-Integration mit Microsoft Copilot hat unsere Arbeitsprozesse revolutioniert. Wir können jetzt deutlich mehr Angebote in kürzerer Zeit erstellen, und die Qualität ist durchweg höher. Die Zeitersparnis ist messbar – absolute Empfehlung!"